1、发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成；发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加文件二字，如国务院就有国务院任免通知红头形式，《国家行政机关公文格式》给这类红头留了余地，未规定一律要加文件二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加文件二字。病例一是个转发通知，不属于特定公文，显然不可只标识发文机关全称或规范化简称，应写为××市广播电视大学文件。

2、发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔 〕括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。

3、尽管《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》就发文字号的用法、格式、标准，都作出了明确的规定，但是，发文字号在实际应用中，仍然存在不规范的问题，如病例一×市电大学发（2001）008号和病例二沪教纪［2003］8号。发文字号上常见的问题有以下几个方面。